Déclaration unique d'embauche
Lors de l'embauche d'un salarié, tout employeur doit obligatoirement utiliser la Déclaration Unique d'Embauche (DUE)
Formalités d'embauche simplifiées pour les petites entreprises
La déclaration unique d'embauche
La déclaration unique d'embauche (DUE) a été créée pour faciliter les démarches administratives des employeurs. Son utilisation est obligatoire sur l'ensemble du territoire (DOM compris), sauf utilisation du titre emploi entreprise ou du chèque-emploi TPE.
La DUE reste cependant facultative pour les entreprises de travail temporaire jusqu'à la parution d'un décret d'application qui leur sera spécifique.
Elle ne concerne pas les employeurs de salariés saisonniers en agriculture, les entrepreneurs occasionnels de spectacles et les particuliers-employeurs.
1. Principe
La DUE permet d'effectuer en une seule démarche les formalités suivantes :
- la demande d'immatriculation de l'employeur à la sécurité sociale en cas de première embauche d'un salarié et d'ouverture ou d'acquisition d'une entreprise employant des salariés,
- la demande d'immatriculation du salarié à la sécurité sociale ou au régime des salariés agricoles s'il s'agit de son premier emploi,
- la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage,
- la déclaration nominative du salarié préalablement à son embauche,
- la demande d'adhésion à un service médical du travail,
- et la demande pour la visite médicale d'embauche.
Les informations relevées dans la DUE sont utilisées pour le préétablissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
2. Modalités
La DUE doit être adressée, au plus tôt, dans les 8 jours précédant l'embauche, à l'Urssaf ou à la caisse de mutualité sociale agricole, qui retransmet à son tour les informations à chaque organisme concerné.
Cette déclaration peut être effectuée :
soit par courrier RAR en retournant un formulaire au "service déclaration d'embauche" de l'Urssaf,
soit par télécopie,
soit par internet : www.due.fr
Autres formalités à effectuer
Le chef d'entreprise reste tenu d'effectuer lui même les formalités suivantes.
- S'immatriculer auprès d'une caisse de retraite complémentaire (personnel cadre et non cadre)
L'affiliation doit être effectuée auprès d'une institution relevant de l'Arrco (pour tous les salariés) ou de l'Agirc (pour le personnel cadre) selon les règles suivantes :
si une caisse est désignée pour un secteur d'activité : l'entreprise doit obligatoirement y adhérer,
à défaut, la caisse compétente est celle désignée dans un département (ou arrondissement de Paris).
L'entreprise est tenue d'y adhérer dans les 3 mois de sa constitution, même si elle n'emploie pas de salariés immédiatement. Au-delà, l'adhésion s'effectuera d'office auprès de la caisse d'un des deux groupes chargée des adhésions tardives.
L'entreprise sera adhérente mais n'aura aucune cotisation à verser avant l'embauche d'un premier salarié.
Lors de chaque embauche, l'employeur doit contacter la caisse dont il relève pour lui fournir un certain nombre de renseignements sur le salarié.
- Informer l'inspection du travail
La déclaration doit être effectuée à l'occasion de la première embauche par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l'inspecteur du travail (pour obtenir ses coordonnées, il suffit de consulter l'annuaire télématique, rubrique "inspection du travail").
- Etablir un contrat de travail ou une lettre d'embauche
Toute embauche en contrat de travail à durée indéterminée doit normalement être accompagnée, dans les deux mois, d'un écrit comportant un certain nombre de mentions. Cette obligation est en principe considérée comme respectée par la remise au salarié du talon-récépissé, reçu à l'occasion de la déclaration unique d'embauche ou d'un premier bulletin de paye. Cependant, dans un souci de sécurité juridique, il est conseillé de remettre au salarié une lettre d'embauche ou un contrat de travail.
En cas d'embauche d'un salarié en contrat de travail à durée déterminée, la remise d'un contrat de travail écrit est obligatoire. Il doit être transmis au salarié au plus tard dans les 2 jours suivant son embauche.
- Ouvrir un registre unique du personnel
Tout établissement qui occupe des salariés doit tenir un registre unique du personnel.
L'employeur doit inscrire, lors de l'embauche, sur ce registre :
les nom, prénom, nationalité, date de naissance et sexe de chaque salarié,
son emploi, sa qualification, la date de son entrée dans l'établissement,
pour les travailleurs étrangers : le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail (attention, si le salarié est étranger, d'autres obligations se superposent : se renseigner auprès de l'Office des migrations internationales, espace emploi international, 48 boulevard de Bastille, 75012 Paris, tél. : 01 53 02 25 50),
la mention éventuelle "d'apprenti", de "contrat d'insertion professionnelle", de "contrat à durée déterminée", de "travailleur à temps partiel", de "travailleur temporaire" (avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire) ou encore de "mise à disposition par un groupement d'employeurs", etc.
la date de sortie de l'établissement.
Ce registre peut être remplacé par un support informatique.
Obligations à remplir
Le chef d'entreprise doit en outre remplir les obligations suivantes.
- Tenir un livre de paie ou garder un double des bulletins de paie
L'employeur a le choix entre tenir un livre de paie ou conserver un double des bulletins de paie pendant 5 ans.
Le livre de paye reproduit les mentions du bulletin de paye. Il peut être tenu :
soit sur un registre spécial, pouvant être coté et paraphé par le juge du tribunal d'instance ou par un juge du tribunal de commerce ou par le maire,
soit sur un support informatique.
- Tenir un registre des observations et mises en demeure
Y figurent les observations et mises en demeure des agents de l'inspection du travail. Ce registre doit être laissé constamment à leur disposition.
- Afficher certaines informations
L'employeur est tenu d'afficher certaines informations. Les principales sont les suivantes :
- adresse, nom et téléphone de l'inspecteur du travail territorialement compétent,
- adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence,
- avis de l'existence d'une convention collective,
- règlement intérieur s'il en existe un,
- horaire de travail et durée du repos,
- interdiction de fumer dans les locaux de l'entreprise.
L'affichage doit être effectué à une place facilement accessible dans les lieux où le travail est effectué.
Les formalités d'embauche simplifiées dans les petites entreprises
Plusieurs dispositifs visent à simplifier les formalités d'embauche dans les petites entreprises :
- le titre emploi-entreprise (TEE),
- le service chèque-emploi pour les très petites entreprises (TPE).
Par ailleurs, la DUCS (déclaration unifiée de cotisations sociales), disponible sur le site Internet :
www.net-entreprises.fr permet à l'employeur :
- d'obtenir le calcul des rémunérations et de l'ensemble des cotisations et contributions dues en application des dispositions légales et conventionnelles,
- d'effectuer les déclarations obligatoires relatives aux cotisations et contributions sociales qui doivent être adressées aux Urssaf, aux caisses de retraite et de prévoyance complémentaire, à l'Assedic et aux caisses de congés payés.
Emilie-CRT Picardie-23/06/2008
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