Nous avons organisé une rencontre de prestataires

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floriane riaudel office de tourisme creil sud oise
Floriane RIAUDEL
Conseillère en séjour et guide

Office de Tourisme
Creil Sud Oise

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Retour d’expérience : L’organisation d’un rassemblement de prestataires

Vous souhaitez réunir les prestataires de votre territoire mais ne savez pas trop par où commencer et appréhendez un peu la méthodologie à mettre en place pour organiser l’événement ? Découvrez l’expérience de Floriane Riaudel, conseillère en séjour et guide à l’Office de tourisme de Creil Sud Oise, qui a organisé les premières Rencontres des explorateurs !

rencontre des explorateurs creil sud oise

Pourquoi avez-vous décidé d’organiser des rencontres sur votre territoire ?

Suite à la fusion de deux territoires (Communauté d’agglomération Creilloise et Communauté de Communes Pierre Sud Oise), nous avons fait plusieurs constats : les différents prestataires du tourisme et de la culture de l’agglomération Creil Sud Oise ne se connaissent pas. Ils ne nous connaissent pas forcément tous non plus. Ils connaissent peu ou mal le territoire et ses richesses.

Comment vous êtes-vous organisés pour mener à bien ce projet ?

Nous avons d’abord défini un chef de projet et élaboré une fiche projet avec un rétro-planning. Nous avons ensuite contacté Leslie Dejardin et passé une convention avec Oise Tourisme pour nous aider dans l’élaboration de ce premier rassemblement.

En parallèle, nous avons fait appel au groupe APEX des OT de Picardie et à d’autres Directeurs/Directrices d’Offices de Tourisme en France, susceptibles de nous donner des conseils sur ce type de projet.

Après une première réunion d’équipe à laquelle Leslie et la responsable du Service Tourisme de l’agglomération étaient conviées, nous avons pu définir clairement le déroulé de la journée et nous nous sommes réparties les tâches à réaliser en amont, le jour J et après la Rencontre.

Une fois le projet établi finement, nous en avons fait part à notre Vice-Président en charge du Tourisme pour qu’il en informe à son tour les élus et notre Comité de Direction.

Quels étaient vos objectifs ?

Il y en avait plusieurs, pour répondre aux volontés des différentes institutions. Pour le territoire de l’Agglomération Creil Sud Oise (ACSO) :

  • Fédérer les acteurs du tourisme pour améliorer l’image du territoire.
  • Replacer l’Office de Tourisme dans son rôle d’animateur de territoire, de la mise en réseau de l’offre de ce territoire morcelé.

Pour les partenaires :

  • Accroître la notoriété de tous les partenaires grâce à de nouveaux outils adaptés à leurs clientèles.
  • Travailler ensemble pour le développement de chacun. Développer la fréquentation et leur chiffre d’affaires.

Pour la cible clientèle locale, excursionnistes voire touristes :

  • Répondre à une demande en offrant un panel riche d’offres, de « plus » clients avec des informations fiables, accessibles rapidement.
  • Faire connaître l’offre du territoire de l’ACSO

Pour l’Office de Tourisme Creil Sud Oise :

  • Créer une dynamique de « jeu collectif » avec un travail collaboratif entre l’OT et ses partenaires, ses actionnaires pour les fédérer.
  • Faire émerger des idées pour créer une identité du territoire ; des outils de communication devront sortir telle une carte touristique incluant les bons plans, les secrets, les incontournables et un guide d’accueil, outils adaptés aux cibles ci-dessus mentionnées

L’Office devrait devenir un facilitateur de développement des loisirs du territoire : faire connaître et rendre l’offre de loisirs et de tourisme accessible, augmenter les ventes, développer la fréquentation des sites et travailler sur une image identitaire du territoire.

Quels étaient les résultats attendus ?

Nous avions identifié 6 bénéfices à retirer suite à l’organisation de cet événement professionnel, à destination de nos prestataires :

  • Repositionner l’Office de Tourisme comme expert du territoire et en faire un acteur du tourisme incontournable
  • Avoir une meilleure connaissance du territoire
  • Faire émerger une image positive : créer une fierté d’appartenance au territoire et créer des ambassadeurs du territoire
  • Créer du lien et une meilleure cohésion des pros entre eux et avec nous
  • Faire émerger des idées collectives
  • Conquérir les habitants de l’agglomération Creil Sud Oise, habitants de l’Oise et des départements limitrophes (rayons de 150km/2h).

Qui avez-vous invité ?

Nous avons invité des profils très différents, afin de permettre des échanges riches, variés et proches du terrain.

  • Les élus de l’agglomération
  • Les membres du Comité de Direction de l’Office de Tourisme
  • Les prestataires du territoire (sites touristiques, hébergeurs, restaurateurs, directeurs de structures culturelles)
  • Des membres d’associations oeuvrant pour la mise en valeur du territoire
  • Des habitants de l’agglomération fidèles à l’office de tourisme
  • Des influenceurs web connaissant le territoire (On teste pour vous en Picardie, Blog My Sweet Escape, Groupe Facebook « Sortir dans l’Oise », etc.)
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Combien de temps avez-vous mis pour organiser ce projet ?

En tout, nous avons mis sept mois pour organiser cette « 1ère Rencontre des explorateurs ».

Vous avez réalisé un bilan très détaillé de l’opération, quels sont les 3 points majeurs que vous retenez ?

Tous les invités ont trouvé cette journée de Rencontres enrichissante et nous ont demandé la date de la prochaine.
Nous avons ressenti un vrai enthousiasme de la part des invités pour collaborer ensemble afin d’améliorer l’image du territoire.
Il faut maintenir la dynamique collective pour continuer dans cette lancée !

Le(s) point(s) positif(s) à relever suite à votre accompagnement avec Oise Tourisme ?

L’accompagnement de Oise Tourisme (avec notamment Leslie et Stéphane Rouziou) a été très précieux. 

Leslie nous a aidées à affiner la programmation de la Rencontre en nous conseillant de nous focaliser sur l’objectif principal de cette rencontre. Elle nous a aussi fait profiter de son expérience pour nous conseiller dans l’organisation technique de la journée et sur la gestion du projet qui était une première pour l’équipe.

Stéphane Rouziou a fait connaître aux invités les tendances actuelles du « tourisme expérientiel » en leur donnant de manière très pédagogique les informations clés sur ce que recherchent les touristes aujourd’hui.

Et la suite ?

Suite à la « 1ère Rencontre des explorateurs » nous avons créé un groupe Facebook privé, réservé aux prestataires du territoire, pour que chacun puisse communiquer sur son actualité (fermeture exceptionnelle, changement tarifaire/d’horaire d’ouverture, manifestations culturelles, etc…).

Nous commençons à organiser la « 2ème Rencontre des explorateurs » pour l’automne/hiver 2019.

La suite sera construite en concertation avec les invités en fonction de leurs besoins.

Dernière question, auriez-vous un p’tit conseil à donner à un Office de tourisme qui découvre votre témoignage et qui souhaiterait aussi se lancer dans l’organisation de ce type d’événement professionnel ?

Entourez-vous de personnes positives pour vous aider à porter le projet et lancez-vous sans crainte. Je partage le conseil de Sophie (grande amie de Pierre Eloy et ancienne directrice de l’Office de Tourisme du Pays d’Ancenis) si vous ou votre équipe projet ressentez des craintes/du stress : réunissez-vous pour imaginer les pires scénarios catastrophe, ça fera partir les craintes et détendra tout le monde !